"采购有风险,操作需谨慎"
这句话要送给所有的职业采购者们,不管你做哪一类采购,都有可能因此摊上“大事" ,踩到地雷。尤其是新品采购,相比于下单型和比较型产品,由于初次与供应商合作,产品又初次使用,其中不确定因素更多,风险系数更大。
例如,你买的配件或产品,供应商可能没有及时交货,耽误了公司的生产或销售,造成公司巨大的财务损失!
又如,即便你买的只是几毛钱一个的电路保险管,因为供应商的质量问题,可能导致公司几千万的设备因此着火报废,甚至有员工被烧伤,造成重大的安全事故!
亦或者,你买的是个几千万元的大家伙,结果交了一半的定金后,供应商来了个"卷包会" ,公司注销、人去楼空。
这个时候,你怎么办?合同是你签的,厂家是你找的,你要承担多少责任?如果老板说了,便宜点算,算你1%的责任吧!你能接受吗?你的薪水够赔吗？
更有甚者,一些不正规的公司,在财务制度上规定,对于没有把握而又紧急需求的物资,如果来不及办理财务付款(往往是财务付款流程冗长造成的来不及办理) ,则要求采购员自己从公司借款,然后去垫付货款,直到物资到货、验收通过,才能给采购员核销借款,这种借款可能多达几十万元。这种采购工作,你敢做吗?
采购员的薪酬,往往只有几千元,在一个公司内部,算是接近最低档的了,而且几乎没有奖金,因为他们的业绩贡献很难测算,不像销售那么明显。
实际上,销售人员对企业的贡献往往被老板高估了,决定企业兴衰的关键,不是销售能力,而是成本控制能力,当然主要是采购成本的控制。成本压下来了,售价才能有竞争力,销售才有充足的利润空间。
采购人员的收入与他们承担的风险更不匹配,除了上面提到的采购业务中的直接风险,那些因销售人员失职卖不出去的积压库存,因内部客户使用不当造成的索赔纠纷,因财务资金配置不当造成合同违约等问题,最后都可能转移到采购人员身上,如果处理不好,就成了采购的问题。
在这种大环境下,我们在学习如何做事情之前,先要学会如何进行自我保护,才能让自己变得“稳定" ,否则,可能你会比那些短命的供应商和产品更快地离开这个供应链。
自我保护第一招:
采购“公司”
企业招聘员工,可以看作是一种“人力资源的采购" 。
员工应聘就职于一家企业也是一种采购,它支付的是时间和精力,换来的是薪酬和平台。这是一种双向的采购。
采购风险在任何企业都会存在,但如果全都推给采购员来承担,这样的企业对于采购员来说就是不“稳定"的,应该尽量远离。
如果不幸正深陷其中,或者没有其他选择,那么我们可以暂时隐忍,同时,要锲而不舍地寻找下一个工作目标,不断尝试跳槽,争取早日远离危险的根源。
所谓“良禽择木而栖" ,此时的跳槽不是背叛,而是明智之举,是对社会价值观的贡献,可以让优秀的采购人员流向优秀的企业,促进企业的优胜劣汰。
自我保护第二招：
懂法、用法、守法
即便我们身处在一家“不负责任”的公司之中,难以自拔,只要我们懂法、用法、守法,照章办事,光明磊落,我们也无需害怕。
举一个简单的例子,如果车库里存放的一辆价值千万元的宾利被偷了,车主会找谁赔钱?看车的老大爷吗?他能赔得起吗?找物业公司或停车场管理公司?哪个公司有这个实力?
很显然,车主只能找保险公司理赔--如果他上了防盗险的话,否则,他只能寄希望于公安部门去侦破此案,挽回损失。
只要那个看车的老大爷不是帮凶,没有在上班时间开小差,而是本分地在那里收停车费,那这就不关他什么事,充其量追究其一个失职的责任,连辞退的理由都不够。
这个例子说明了什么?
不管你采购的物资出了多大的问题,只要你没有违法受贿行为,按规矩做了采购前的审核工作,执行了公司的合同审批流程,那就跟你没太大关系。
如果你是供应链的总负责人,公司授权你去终审采购合同,而合同出了问题,同样地,只要你没有私相授受,那么也不用担心,你最多承担一个失职或能力不够的责任,不可能因此承担连带责任。
公司既然授权你做合同审批,那么你的所作所为就是代表公司的行为,是公司这个组织机构的行为,而不是某个自然人的行为(个体户除外) ,合同出了问题应该算是公司法人的问题,造成的损失应该由公司承担。
如果你服务的公司上级是个法盲,或者昧着良心跟你纠缠,那也不用担心,大胆拿起法律武器,跟他们斗争到底。
当然,如果你跟供应商之间不是干干净净的工作关系,确实有些见不得人的勾当,那么你也会涉嫌商业欺诈,可能有牢狱之灾。
凭证意识
采购的风险无处不在,防不胜防,一旦出现问题,犯错的一方往往会推卸责任。
此时,如果没有充分的证据,采购员很可能为别人背黑锅。
因此,采购中的各种凭证对采购者的自我保护非常关键。
《需求申请表》 《采购评审表》 《供应商调查表》 《产品测试报告》 《采购合同》 《采购谈判纪要》 《采购付款申请》 这些凭证既是对采购者的约束又是对他们最好的保护。
除了这些标准的业务采购凭证,在转移交接重要物资时,也要留心做好风险控制,保留签收的凭证,否则,可能因此吃大亏。例如,建立《物资或凭证交接台账》,每次都让接收人签字,以确保凭证留存。
设想一下,如果一批总值超过五百万元的原始凭证经过你手转移给了公司内部的财务,而几周后,财务又过来找你要这些凭证,这对任何采购者来说,听起来都相当恐怖。
因此,采购作为一种高危职业,必须要有凭证意识,任何重要的信息传递、重要的凭证转移、物资转移、责任确定,都要有凭证。不仅要有凭证,还要清晰规范,必要时还得具有法律效力。这些凭证虽然有点麻烦,但它能让人踏实,让你睡个安稳觉。
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