某公司,老板自己是个女性,从自身角度及从业经验上,她认为女生做采购比较胆小,贪污受贿可能性比男生小点,所以要求采购人员必须是女性,采购负责人必须是自己公司培养出来的子弟兵,公司属于创业型公司,老板本人比较精明强干,勤奋努力,公司在业内数一数二,业绩成长比较快,所以年采购额增长也很快。
随着业务扩充,采购队伍和供应商数量,也变得越来越庞大,怎么防范组织内部的蛀虫,怎么营造风清气正的组织氛围,怎么与供应商打造绿色供应链,始终是萦绕在老板心头的一个心结。为此,公司高层绞尽脑汁,从多个方面做了以下防范措施。
公司与所有交易的供应商,无论交易金额多少,一律全部在供应商导入之前,全部签订廉洁协议,且廉洁协议规定高额的违约处罚责任。
公司对所有敏感岗位的人员(研发、采购、品质、设备、财务出纳等)和管理层,均签个人廉洁协议。
公司制定人员轮岗计划,人员轮岗执行方案,采购每几年就一定在内部或其他岗位轮岗。
公司内部设立举报热线,公司很多显要地方贴廉洁文化张贴画。
公司年度供应商大会宣讲廉洁,干部会议上宣讲廉洁,大会小会都宣讲。
上述措施的执行,有效地给员工上了紧箍咒,但遏制舞弊发生言之过早,毕竟舞弊在古今中外,从根本上杜绝几乎是不可能的,不符合人性和历史的规律。说者无心,听者有意,采购负责人平时忙就没太关注小张。果然发现她整过容,每天穿的花枝招展,首饰比较高级,侧面打听,据说小张老爸是个工程包工头,并且又嫁了个做生意的富二代。观察过一段时间,没有发现太过异常,就慢慢不在意,毕竟女人天生爱美,人之天性,穿的好看与长的好看,塑造个人自信,何尝不是好事。生活依然继续,采购各项业务不断在推动,小张也在爱美的道路上一路高歌而行。采购负责人眉头却越来越重,凡事异常必为妖,这也太妖了,才多长时间,整容过两次,高档化妆品,高档首饰不停出现。有没有可能利用经手的业务不当得利,才这么大手大脚?这种疑问开始出现在采购负责人的心头。重点关注不是特别就针对她进行调查,而是对自己的员工进行内部调查,对人对事分寸感要把握好,不能打草惊蛇,乱了自家方寸。小张经手的公司,各种大基建项目除外的基建采购,目前配合有各种类型的基建供应商。因为基建具备一定专业性,她自身也爱学习,业务能力一直得到采购负责人认可,她在岗位任职期满因为无人替代,故未按照公司规定进行轮岗,公司也一直在努力培养人去接她的班。采购负责人把小张经手的业务进行查看,所有的供应商从入门关,到具体每笔超过一定金额交易及参与供应商,所有一切均按照公司规定执行,一切均看起来没毛病。记得当初招聘她的时候,填过工作履历,档案内部文件还有,从档案上找到她家原来的住址,家庭关系,实际家庭住址是本地一个相对比较旧的拆迁小区,父亲一栏写的是某个公司职员。采购负责人眼睛一亮,顺便去该小区打听一下,她家具体情况,很快了解她家的背景,不是传说做工程的包工头,也就普通职员,家庭条件一般,嫁的婆家家境也不是那种富二代之家。“满足高档消费的经济的来源在哪呢?”从她的收入和家庭背景,不可能满足她如此消费,还是要从她经办的业务出发。公司设立了申请、采购、验收,不相容职务分离内控制度,采购申请不是她,工程验收也不是她,她能做的文章也只能是采购议价!采购负责人把每家交易金额,每个供应商背景资料放在办公桌上。“这个供应商是什么时候导入进来的,” 查核到该供应商当初导入新建流程,该符合公司的资料均符合。采购负责人看见某个供应商的公司地址和小张在简历填写的老公家居然是同一个小区。顺藤摸瓜,去小张老公家小区仔细打听,调查的结果是这家供应商居然是小张老公开的,营业执照用的是小张老公家里亲戚做的法人。该供应商每年合作金额上百万,小张后来承认,每次在议价时候,在别的供应商价格基础上,降低一些金额,让这家中标,但是她很聪明,知道公司关注一家公司长期中标现象,就把那些利润高的项目给他老公做,一些利润低的项目就放弃参与。我们做采购的不仅关注业务,还要关注到人,包含具体经办人和参与供应商的背景资料。