为什么采购订单比例比采购价格更重要？- 采购帮

为什么采购订单比例比采购价格更重要？

2024年08月06日 08:59 浏览：5829 来源：采购经理人

采购同行在工作实践中都有过类似的经历：

如果只采购一个产品，就只找一家供应商，下达订单，完成后期采购即可。

如果采购数量足够大，一家供应商不能满足采购需求，则需要再寻找一家或几家同类供应商。

如果担心一家供应商独家供应会有风险或管控博弈力弱，也会考虑多家供应。这就带来一个问题，采购订单按照什么比例下发给不同的供应商？

这里就是采购订单比例的问题，对于供应商则是供货比例的问题。

采购订单比例，简单的说就是某一段时间内，企业采购需求下达给某一供应商的订单数量占同类总需求采购订单数量的比例。

供货比例则是指供应商供货数量占同一类产品类别某段时间供货总量的百分比。两个概念是从不同的角度理解的同一数据。

例如企业有采购需求塑胶粒子10000吨，如果只有一家供应商，则该供应商的订单比例就是100%。

如果有三家供应商，A的订单5000，B的订单3000，C的订单2000，则三家供应商的采购订单比例分别是50%、30%、20%。

既然是这样，有人自然会问：订单为什么要按照5:3:2分配，为什么不是6:3:1呢？

这就像是一个分蛋糕的问题，蛋糕到底应该怎么分才合理呢？

对供应商来说，客户需要有个规则，或者说有个站得住脚的说法，至少要让他们觉得是公平公正的，而不是客户企业随意定的。

对企业来说，也要便于更透明、更有效的管理。

为什么要管理采购订单比列

采购需要掌握的四大核心能力中有两个为什么

1、为什么是这家供应商？

2、为什么是这个价格？

日常采购与供应管理中还需有能力说明第三个为什么，即：为什么是这个订单比例？

这里把订单比例和专业采购两大核心能力并列，说明采购订单比例在采购工作中的重要性。

为什么要管理采购订单比例，根据我多年的经验，总结出以下几方面的因素：

1 )、订单准时交付，供应满足率的要求。

一般情况下，采购首要任务都是保证订单交付。

多家供方供应，管理得当，降低供应风险，订单准时率、满足率高。

反之，如果没有合理的管理，就会导致交付及时率差，多家供应也难免供应不足的风险。

2 )、质量控制的要求。

多家供应，如果采取订单比例激励措施，往往质量好的就提升订单比例，质量差的就降低比例，甚至淘汰。

因此，管理好采购订单比例就可以有效鼓励供应商日常品质管理不断完善。

3 )、成本控制的要求。

基于市场成本的压力，一般情况下企业都会给价格低的供应商比较大的订单比例。

供应商也清楚自己的供应价格低也可以取得比较多的订单量。

为了取得多的订单，自然就出现了激烈的价格竞争，企业则会获得理想的成本控制。

4 )、防止采购舞弊的要求。

老嘎管理实践中的一个实例：某次招标结束后，采购经理提报公文申请更改采购订单比例。招标时确定供应商甲和乙的订单比例为：70%：30%，供货过程中乙供应商提出供货价格和甲一致，订单比例调整为50%。

采购经理按照要求发公文申请调整，被老嘎拒绝，理由很简单，公司制度有明确规定。为什么制度要有明确规定？是为了防止采购舞弊。

一是招标时不报最低价，等发现订单少了，再申请调价。

二是乙怎么知道甲的价格。因此基于防止采购舞弊的可能，必须管理好采购订单比例。

订单数量是影响采购价格的核心因素，在采购订单比例的管理实践中，供应商往往要以价格换数量。

合理设计订单的分配比例，促进供应商之间的竞争，控制成本，改善质量，可以有效提升供应商的管理的效果。

日常工作中，大家都非常关注采购价格。价格的差异，往往是基数，如果乘上数量，对企业造成的影响往往是几何倍数的影响。

因此，管理好订单比例，甚至比管好采购价格更重要！

如何管理好采购订单比例

既然采购订单比例这么重要，我们就要建立起一套完整的管理方法，对订单比例进行实时管理。对订单比例重视的企业往往会建立专门的制度流程，从订单比例设置，执行和管理评价及奖惩措施等方面规范落实。

1、订单比例制定流程

企业管理好订单比例，必须建立完善的管理流程，制定相应的管理规范，管理过程中指导实践落地。

2、制定采购订单分配比例

首先要有采购订单制定的原则：

优价优先原则，原则上价格低的采购量大；

质量优先原则，质量好的，采购量大；

优秀供方激励原则，给予优秀供方订单支持等。

其次根据事先确定的采购订单比例分配原则，综合确定各供应的供应比例。制定过程中要考虑供应商供应能力，例如设定不能超过供应商总产能的百分比等。

3、采购订单比例的管理

一般情况下，企业ERP中都有订单分配比例一项，将上述确认的订单比例录入ERP中，就会在ERP运算中，直接形成每家供应商的应交订单数量。有的企业也会对ERP形成的订单做适当的调整，例如凑整数量，凑整包装等，或者考虑供应商的产能也会适当微调。

这样，采购订单比例就会出现和实际制定的比例有差距，ERP则会在下次订单形成时予以回调，使总订单比例趋于符合规定的订单比例。

4、采购订单比例调整

企业在管理实践中，经常会碰到供应商的或企业的各项因素影响，不能执行事先确认的订单比例，就会根据订单比例调整原则对订单进行调整。

订单比例调整原则同样会考虑，质量、交付、成本等因素，基于不同的原因，制定不同的调整规则。

因为订单比例调整对成本的影响巨大，企业往往会管控的非常严格。

例如，某家电企业规定，订单比例调整5%以内，事业部总经理批准，超过5%则要上升到总裁审批。

5、订单比例的监控和考核

任何工作的管理都需要监督及闭环，采购订单比例管理同样如此。

一般情况下，订单比例的监控不能超过一个月，不能只看最终执行的总数。

多数企业都有季度订单执行评估的管理模式，制定管理目标，季度确定考核。

由此可见，订单比例分配是采购成本管理的关键要素，通过以上5个方面对采购订单进行实时管控，将采购订单比例的管理列为采购的核心管理指标，记入KPI非常有必要！

订单比例管理实践分享：

某企业采购订单比例管理案例如图：

一般情况下我们可以认为3家以上供方，供应商之间竞争会相对比较激烈，基于有效竞争，供应商的价格比较容易谈判，质量也容易管控，交付也是会有比较，同样供应商管理措施比较容易实施。

两家供应商如果订单比例接近则容易出现双方和谐，管理难度加大。

一般情况，企业为了便于管控都会以一家为主，集中订单，便于成本控制，同时培养一个竞争对手备选。

以上系统阐述了采购订单比例在管理实践中的应用，订单比例的变动对成本的影响绝对不容忽视，其影响力远远大于采购价格！

大家在采购管理实践中，要运用好订单比例的杠杆作用，做好供应商管理！

作者：Joycer 来源：宫迅伟采购频道