新任采购经理如何只用一天就能了解状况？- 采购帮

新任采购经理如何只用一天就能了解状况？

2024年08月14日 09:54 浏览：3082 来源：采购经理人

一个场景

一位新采购经理到任了，立刻要面对几万种物料、每年几千份的订单，数百家供应商，每周总经理例会上各部门经理必定会提出的物料未到的抱怨......所以在施展本领大展宏图之前，一位新任采购经理第一件要做的事，就是搞清楚状况。具体来说就是：

看出目前存在的问题
找到可用的改进机会

靠日复一日在工作中观察积累，与同僚的积极沟通等等，都能取得一定效果，但是，这些都不够“快”，不够“全”，也不一定“准”。能不能在一天之内就准确地了解最重要的“状况”呢？能，靠数据分析，靠专业的系统化的数据分析。

一则笔记

专业的供应链数据分析不是“呈现数据”，而是通过数据“呈现结论”。优质的数据分析提供的数据不用户自己再去琢磨这些数据意味着什么。

新任采购经理到任后，最需要了解的就是采购成本控制的状况。那么对采购订单的数据分析是最为直接有效的。下面举两个例子加以说明。

份额倒挂分析（Reversed Share）

份额倒挂指在一段区间之内，价格低的供应商分到较少份额，价格高的供应商反而分到较多份额的现象。

配合着份额倒挂，同时应该呈现高、低价格出现的时序特点。份额倒挂必须配合这个因素才能真正呈现可能的问题和改进机会。

前高后低 就是单价高的供应商成交时间较早，而单价低的供应商成交时间较晚。这种情况下，虽然统计区间出现了份额倒挂，也可能是因为价格低的供应商刚刚参与供应，可将统计区间放长一些再观察。

前低后高 这种情况下最有可能有潜在问题。必须要了解清楚出现的原因，是采购人员的疏忽，还是低价供应商出现了供应困难，还是什么别的原因。

在份额倒挂的物料供应中，最直接的改进机会就是重新分配被倒挂了的份额。另外，对于引入更具价格竞争力的供应商，也需要跟进其在品质、交期和服务方面的综合表现，而非单纯追求低价。

最大份额分析（Lion's Share）

最大份额，指在某类物料的供应中份额最大的一家供应商所占比例。当这个比例超过70%（甚至只有一家供应）的情况，通常称为“一家独大”。最大份额分析以“一家独大”的情况分析为核心。

品类中的最大份额 在同一个物料品类中，除非是企业的策略性安排，否则出现一家独大的状况，对于供应风险和供应成本的控制，都是非常不利的。

此时专业的数据分析会提供一些主要比对指标，比如：(1)供应商的综合供应成本的排行、(2)上一年度的降价幅度、(3)供应商准时交货率等等。如果这些指标中有的非常不理想，则这个品类的一家独大状况很可能需要立刻调整。

品类的分析是供应风险和供应成本谈判力分析的重点，但有的企业品类设置并不完备，甚至没有品类管理，那么专业的供应链信息系统的数据分析可以用“供应商组”的分析来代替品类分析，达到同样的目的。

供应商组的最大份额 供应商组，是指用信息系统通过对订单等数据的分析整理出来的能够供应类似物品、具有竞争关系的一组供应商。

供应商组的一家独大的分析和品类分析的方法非常类似，主要看在这一组供应商供应的全部份额中，是否存在一家独大的情况，如果存在，该供应商是否真的具有综合供应优势（价格、品质、交期或服务），否则，就必须马上做出调整，以保证供应安全，并通过降低该供应商的重要程度来获得供应成本的控制力。

供应商的供应成本变化分析

某种或某类物料过去三年平均降幅是3%或5%并不能清晰地指出问题或机会。但是某个品类（或供应商组）中，一个供应商三年平均降幅是3%，而另一个是5%，就可能包含着潜在的问题和改进的机会了。

简单说，当表现单个供应商供应状况的数据和体现该供应商在品类供应中的竞争位置，以及有竞争关系的供应商的供应状况数据结合起来看的时候，往往能清晰地呈现改进的机会。

除了订单数据分析之外，对供应商认证、询报价等采购管理的重点方面的专业数据分析，都可从不同角度迅速、准确反应出可能存在的问题和可以利用的改进机会。系统化的专业的数据分析，覆盖的管理面广，且能多角度多层次呈现问题和机会，完全能帮助一位新任采购经理在一天之内了解一个企业采购管理中最重要的“状况”。

一次思考

上述这些数据分析，基本上都不大可能完全靠手工统计完成而必须依赖信息系统。

好的信息系统，不仅能高效管理日常作业，更能提供专业的数据分析，找到可能的问题和机会。

现在的各种供应链信息系统，经过多年的竞争，主要的计划、采购、仓储物流管理的日常作业功能都已经很成熟了，而能否从日常作业中提取数据，以符合先进管理思想的专业的方式呈现给管理人员，使问题和机会一目了然，将成为判断一套信息系统综合价值的关键所在。

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