职场上,即使你做对一百次,只要错一次,就能颠覆过去的好印象,一步走错全盘皆输。 做采购更是如此,今天盘点一下哪些错误是采购千万不能触犯的,否则,不仅升职加薪受影响,严重的还会丢掉饭碗。
1付错款
《员工手册》中有一条:造成公司损失2000元以上的,记大过一次。员工在年度内记大过2次或以上者,公司可无责解除合同,不予赔偿。
在采购这个职位上,造成公司损失最常见的就是付错款,不管是付错了供应商还是付错了金额,都是不被原谅的。金额过大者,将会被追责,严重者企业可以无责解除合同,不予赔偿。
有个同事,在企业担任采购员的第三年,在支付工程尾款的时候,误将要支付给“XX市展鹏工程有限公司”(简称P公司)的6800元支付至“XX市展鸿工程设备有限公司”(简称H公司),且H公司已经两年未和企业有任何合作,原销售窗口也已经离职无法联系。虽然最终追回了这6800元,但原本要将这位采购员升职为采购主管的计划就此搁置。
2下错订单
作为采购,难免需要下单,不管是供应商信息、产品描述、单位、单价、数量、总价、货币、付款条件、贸易条款,要一再确认,不能有错,否则也会造成公司不可逆的损失。
有个负责采购文具的采购,接到请购单要买100支签字笔,订单单位为“盒”(10支/盒),这位采购没有仔细核对,就按照100的数量下单,结果供应商送货后,部门验收才发现,购买了10倍的用量。供应商按照订单送货,不同意采购员退货的要求。
签字笔是通用物料,可以分发给其他部门的人使用,再不行,用10个月也能消耗完毕,这件事情对这个采购员没有产生太大的影响,但是如果换成其他的物料或者金额较高的物料,恐怕就不是这么简单翻篇了。
3合同金额错误
采购员经常要接触到合同,特别是前端采购人员,合同信息错误也是很要命的,特别是采购金额。所以做采购员,一定要对数字特别敏感,多一个零,少一个零,涉及的就是10倍、100倍的钱。
4合同主体错误
小陈同时下单给A和B两家供应商,分别采购1万和5万个定制礼品。
A的价格为10元,预付50%;
B的价格为9元,预付20%。
小陈误将A的合同写成了B并发给了B,B供应商看到合同后要求涨价并增加预付款,否则不供货。
针对不同供应商,合同条款不同是正常的事情,但是小陈的错误却将A供应商的条款都泄露出去给了B,从而造成B供应商对合同条款不满,且此后,B供应商对小陈的信任度也下降,影响后续合作。
5泄露价格
泄露价格有很多种方式,比如串标(在招投标过程中,泄露其他供应商的价格给对方),泄露企业目标底价和过往价格等。
小林在消耗品的年度询价过程中,没有删除原来系统单价就将资料清单发送给了所有参与的供应商,造成供应商报价时参考企业原价格,造成项目失败。这样的例子经常发生在马大哈的采购人身上。
6与供应商/同事同流合污
这就涉及到职业道德问题,采购本来就是很敏感的职业,一旦涉及到职业道德问题,是从来不给第二次机会的,特别是和其他部门一起团体作案。人多好办事?从来不是。
7不按照公司流程采购
采购在日常的工作中会涉及很多“风险采购”或者“紧急采购”的案子,这时候为了加快采购流程,有些采购人会越级处理或者跳过正常流程。比如:
在合同没有签署的情况下直接下单(一般下单在合同签署同时或者之后);
在合同还没有签署的情况下提前付款;
在没有审批的情况下将订单发送给供应商;
在没有得到审批的情况下口头让供应商准备大量的货(金额已经超过该采购人的权限);
……
这些都属于违规操作。
不按照公司流程采购,很多人以为没有什么大不了的,特别是刚入行的新人。轻微的,会让流程和制度形同虚设,开了这个后门,影响后续正常的采购流程;严重的,万一需求变化或者审批不成,则会造成企业或者供应商直接且巨大的损失,同样会影响到该采购员和整个部门的绩效。
8与本部门或者业务部门当众吵架
“嗓子大、脾气暴”几乎是所有采购人的通用标签,办公室里,最吵的一定是采购部:
你个傻B
你神经病啊!
X你妈!
特别是直爽豪迈的的汉子和妹子们,口头禅严重的一个不注意就脱口而出。然而不管是什么企业,在办公室吵架都是大忌,特别是当众撕逼。职场上的斗争,再不和,表面上还是客客气气的。
9选供应商跟选择女朋友一样
做寻源采购人,日常工作就是开发供应商,但开发供应商不仅看门面,还要看资质和能力,不能跟选择女朋友一样,光漂亮好看就行。
很多采购人和供应商合作好几年了,都没有去过现场审核,光靠供应商一张嘴巴怎么说就怎么信,最后才发现供应商只是个空壳公司。一旦和这种供应商扯上关系,轻微的,企业倒霉,缺料断料一堆烂摊子;严重的,如果供应商有纠纷或者违法行为(劳资、税务等),企业还会有连带责任。
10当上司是“傻子”
能做到采购经理、采购总监、采购VP(副总裁)的,个个都是人中龙凤(另称:人精),千万别在他们背后毒舌、搞小动作,他们不动你只是因为事情太多,你还不值得他/她动手而已。长期正经事不干,给上司下套的采购人,会死的很快。
不想做将军的士兵不是好士兵。
——拿破仑
同样的道理,不想做“将军”的采购不是好采购。要想一步一步成为“将军”,千万不能犯以上10种错误,在日常工作中,要细心再细心,认真再认真,做一个不可替代的采购人,所谓
你的报酬不是和你的劳动成正比,
而是和你的劳动的不可替代性成正比。
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