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合同执行中,采购人员该怎么做,才能和供应商“伉俪情深”?
2024年09月13日 09:38   浏览:787   来源:采购经理人


“谁规定有趣的灵魂和好看的皮囊就一定会经营好婚姻,婚姻和爱情是两个概念。这就像我们选供应商,大家都觉得选的很对很好,但如果学不会经营和管理,走到“一别两宽,各生欢喜”的结局,都是好的。”

八个卦都能聊到采购管理,既然如此,那就聊1000块钱的,讲讲专业的采购人员该怎么做,才能和供应商伉俪情深。


01

公正客观地做好变更管理


我们首先要搞清楚甲乙双方的合作基础是友好、平等、等价交换。

一切合作过程中的变更都要建立在此基础之上,没有谁能一直退让、吃亏、受委屈。

合同执行过程中,如果遇到以下情况,合同该变更就怎么变更:

1、法规变化  在合同履行期间,国家颁布的法律、法规和有关政策发生变化,且因执行相应的法律、法规和有关政策引起合同造价发生增减变化的,甲乙双方应该依据相关要求调整合同价款。

2、合同范围变化  有些服务合同,因为前期考虑的不是太清楚,在合同执行过程中,有些内容需要乙方承担,那就该走增补走增补。

3、物价变化  有些物资的价格受上游原材料的价格影响较大,如果上游原材料对价格的影响在谈判之初已经考虑过了,那就坚决的执行合同;如果双方都没有考虑到,且价格波动较大,那就友好协商,共同承担。

 

02

见微知著地做好风险管理

 

合同签订以后,采购人员的显性工作大部分已经完成。

合同执行过程中,采购人员万万不能刀枪入库马放南山,还需要重视一些隐性工作,只有这些工作做好了,甲乙双方的“婚姻关系”才能够稳定持久。

1、 进度风险  对于生产性物资采购人员要尽可能地了解供应商的生产周期和生产计划,随时跟进,只有这样,才能不至于落入天天催货的悲惨境地。对于非生产性物资采购人员要根据合同梳理出到货计划,按照到货计划去跟踪供应商的生产情况,为采购进度提供给保障。对于服务及工程项目,更是要随时跟进项目进度,了解进行情况,帮助甲乙双方扫除影响进度的相关因素,以此来确保项目的顺利推进。

2、 质量风险  无论哪类物资,采购人员都要着重注意供应商的各种变更,比如新厂区搬迁、核心管理人员变更、核心设备淘汰更新、工艺流程变化、甚至供应商的供应商变更,因为这些都会对产品质量产生影响。一旦有这些变化发生,就要提醒相关部门着重进行质量把关和验收,

3、合作风险  除以上两项之外,还要关注供应商的存续、法务纠纷、经营状况及财务风险,这些都会影响双方是否能够继续合作。采购人员要练就见微知著的能力,在危险到来之前,就能感知到风险的存在,提前做好相应的准备。


03

外圆内方的做好关系管理


供应商管理中,有关系管理一说,那么甲乙双方到底要保持什么样的关系:

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由上图可见,甲乙方双的关系可以趋于竞争也可以趋于协作,到底是该竞争还是协作,取决于品类策略。


合同执行过程中,是维护双方关系的关键所在。

不满意常在,满意不常在,这就像完美是非常态,不完美是常态一样。

甲乙双方都满意是最理想的状态,但这种状态需要双方的共同努力:

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合同执行过程中,采购人员根据品类策略指导下的关系定位,可以通过以下手段,有策略地维护双方关系:

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任何一段好的关系,都不是单方面努力的事情,双向奔赴才能持久。

作者:扈彩云 来源:品智采购帮

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