又一年预算季，我刚和所有部门“撕”了一遍……- 采购帮

又一年预算季，我刚和所有部门“撕”了一遍……

2019年10月20日 11:09 浏览：10118 来源：©原创与投稿

对财务来说

比月结、关账、加班更痛苦的

恐怕就是年度预算了

和老板定目标

定完目标和所有部门“撕”

好不容易“撕”完出了预算

执行过程中又有五花八门的幺蛾子

打乱预算管理

最终进行年度结算时

发现离预算早已十万八千里

那么问题来了，采购预算怎么做？

采购预算是指采购部门在一定计划期间（年度、季度或月度）编制的材料采购的用款计划。

公司的采购主要分四类，一是原料，二是辅料，三是设备及备品备件，四是易耗品。

原料的采购受到渠道和市场的影响，虽然占公司采购的90%，但是实际需要采购部门进行独立采购的部分很小。

采购部门的精力主要在于处理辅料和设备等。

比如，某公司年底进入关账周期后，要求各部门迅速处理有关单据，于是发现一些采购尤其是备品备件的供应商有了新增，价格也有所上升，同时伴随着付款方式的改变。

根据了解，主要是有几个项目维修同时开展，因为年底工人需要回家过年，想赶在春节前维修完毕，一些采购赶了工期导致的。

从这个方面看，采购预算的重要性就体现出来了。

采购预算取决于经营预算，备品备件的采购是根据设备部门的修理计划编制的，根本源头不在采购部门。但是由于采购临时任务增加导致采购预算变更，成本会发生较大变化。

一、采购预算的编制

预算的编制步骤一般分为以下几步：

1．审查企业以及部门的战略目标；

2．制定明确的工作计划；

3．确定所需的资源；

4．提出准确的预算数字；

5．汇总；

6．提交预算。

二、采购预算变更

（一）主要体现在三个方面

1．过分关注“交货期”：临时采购基本是紧急采购，采购的交货期成了采购的第一因素，质量、价格等退到次要地位。日常的供应商往往无法保证供货周期或者供货质量，这就带来了采购成本的直接上升，后期可能还会有维护成本上升的问题。

2．导致“腐败”发生：在紧急采购中，往往会采取例外管理的原则，许多约束和监管流程往往失去作用，有时候甚至会有事后补办手续的现象出现。这些会“创造”一些机会给采购人员犯错误。

3．破坏内控制度：由于例外管理的情况，使得这些采购的效率比较高，会在经办人和管理层造成一些不好的例子，觉得下次采购也可以这样操作，慢慢的内控就会沦为形式。

（二）影响因素

1．年度销售计划。

除非市场出现供不应求的状况，否则企业年度的经营计划多以销售计划为起点。而销售计划的拟订，又受到销售预测的影响。销售预测的决定因素，包括外界的不可控制因素，如国内经济发展情况（GDP、失业率、物价、利率）、人口增长、政治体制、文化及社会环境、技术发展、竞争者状况等。以及内部的可控制因素，如财务状况、技术水平、厂房设备、原材料供应情况人力资源及企业声誉等。

2．年度生产计划。

一般而言，生产计划根源于销售计划，若销售计划过于乐观，将使产量变成存货，造成企业的财务负载。

反之，过度保守的销售计划将使产量不足以供应顾客所需，丧失了创造财富的机会。

因此，生产计划常常因为销售人员对市场的需求量估计失当，造成生产计划朝令夕改，也使得采购计划与预算常常调整修改，物料供需长期处于失衡状态。

3．库存量管制卡。

由于应该采购数量必须扣除库存数量，因此，存管制卡记载是否正确，将是影响采购计划准确性的因素之一。

这包括实际物料与账目是否一致，以及物料库存量是否全为优良品。若账目上数量与仓库架台上的数量不符；或存量中并非全数皆为规格正确的材料，这将使仓储的数量低于实际上的可取数量，所以采购计划中的应该采购数量将会偏低。

4．用料清单。

企业中，特别是在高科技行业中，产品工程变更层出不穷，致使用料清单难以做出及时的反应与修订，以致根据产量计算出来的物料需求数量与实际的使用量或规格不尽相符，造成采购数量过或不及，物料规格过时或不易购得。因此采购计划的准确性，必须依赖最新、最准确的用料清单。

5．生产效率。

生产效率的高低使预计的物料需求量与实际的耗用量产生误差。产品的生产效率降低，会使原材料的单位耗用量提高，而使采购计划中的数量不能满足生产所需。

过低的产出率，也会导致经常进行修改作业从而使得零组件的损耗超出正常需用量。所以，当生产效率有降低趋势时，采购计划必须将此额外的耗用率计算进去，才不会发生原材料的短缺现象。

6．物料标准成本的设定。

在编定采购预算时，因对将来拟订采购物料的价格不易预测，故多以标准成本替代。

若此标准成本的设定，缺乏以过去的采购资料作为依据，也没有工程人员严密准确的计算其原料、人工及制造费用等组合或生产的总成本，则其正确性充满疑问。因此，标准成本与实际购入价格的差额，即是采购预算正确性的评估指标。

三、解决办法

1．改革业绩评估方式

为了鼓励部门提交更具挑战性的预算报告，有必要对业绩评估方式进行一些小小的修改。企业的预算规划是在战略目标框架之内提出的，在从设置目标到提交预算这连续的动态过程中，不但要仔细审查影响预算实现的内部不可控因素，还要详细研究外部不可控因素，并进一步识别出影响预算实现的关键成功因素。

对这些因素有了初步的认识后，不论是基层管理者，还是高层决策人员都应当以积极的心态，以切合实际的态度，制定出实事求是的假设条件。

这些假设条件要清楚无误地以书面形式记录下来，并呈交给各相关人员，尤其是人力资源部门，从而使人力资源部门明确认识到哪些是可控因素，哪些是不可控因素。

对于那些不可控因素，人力资源部门在进行业绩评估时，必须有这方面的考虑，并向管理者提出建议。

积极合理的假设将会使人力资源部做出正确的评估报告，解决部门主管绩效评估的后顾之忧，这就等于解开了束缚他们手脚的麻绳，使他们能够大显身手。

2．采取合理的预算形式

如果问一位企业的总经理，利润和现金流哪个更重要，你认为他会怎么回答？每一位明智的决策者都知道，现金流对于企业来说是最重要的，它是企业脉管中流淌的鲜血，时时都有新鲜血液的流动才能使组织充满青春活力。

因此，企业内部各部门所采用的预算形式应把重点放在现金流而不是收入和利润上。当然，最佳的预算形式最终还是取决于组织的具体目标。

3．建立趋势模型

预算讲述的是未来，所有代表期望行为的数字都是估计值，提供的应是代表收入和支出的最有可能发生的情况数字预报。为了确保这些数字的最大价值，应当建立一个趋势模型，模型的建立可以对组织期望的产出有完善的规划和清晰的文件。

模型以直接数据资料为基础，具有时间敏感性，能够反映服务和产品需求的变化。使用这一方法，要求企业内部拥有完备的统计资料，掌握历史数据。

4．用滚动预算的方法

企业经营是一个连续不断的过程，只是为了使用方便才在时间上对它们进行了硬性分割。为了能够使预算与实际过程更加紧密地联合在一起，采用滚动预算的方法，在制定这一期预算的时候根据实际情况同时对后面几期的业务进行预算，能够保证企业活动在预算上的连续性。

预算活动的滚动性和对细节的强调，要求各个部门的管理人员应投入大量精力，紧密高效地开展工作。

工作过程可以采取分两步走的方式：第一步是整体思考，要求管理者从总体战略出发，勾画出预算的框架，制定出必要的行动方案，如果预算结果出现偏差要及时修改。

第二步进入细化阶段，管理者为每一部门制定最终预算的细节，并确保其被每一部门所接受。

无论是何种类型的预算，只要满足了上面的要求都可以最大程度地发挥其潜能，保障组织计划的顺利实施。

本文来源：会计圈那点事财会每日一练采购帮编辑整理