“五步分析法” 拯救被催的“悲催”采购人
01 采购的催货烦恼
作为一名采购人，你一定经历过这样的早晨。
当你终于准点踏入办公室，水还没来及喝一口，电话就响了。
车间主任向你怒吼着：“那批原材料说好的一早到货，怎么现在还没到？赶紧催下供应商啊，如果停产了，你和老板解释去！”
不等你辩驳，车间主任就“当”的一声摔断了电话。
好了，今天你有事情做了！
赶紧联系供应商摸清情况，抓紧时间生产出货。
紧接着定位送货司机的移动轨迹，随时关注送货的进度。
最后好言相求质检和库管尽快入库。
终于忙完这一切，公司上下没有一个“谢”字，好像这一切都是你理所应当做的。
更为糟糕的是，采购平时花费了大量的时间解决到货率低的问题，从而使“品类管理”、“战略降本”等一系列更加重要的事情一拖再拖。
其实到货率低只是一种表象，它的发生是由供应链各个环节多方面原因造成的。
作为采购如果你不能深入一线，详细了解每一个细节，而是依据表象，头痛医头，脚痛医脚，很难从根本上解决这个问题。
02 五步分析法
基于之前的工作案例，结合下面的“五步分析法”，希望能够缓解采购的催货苦。
2011年，公司接到美国客户的订单，要求每个月出口80吨装饰用灰铁铸件。
经过前期市场调研与比价，确认日生产能力4吨的河北H工厂提供这些产品。
灰铁铸件主要的生产过程是：将融化的铁水浇筑到事先完成的沙模之中，待冷却之后进行取件、抛光和打磨。
质检确认产品尺寸无误之后，进行包装；运送至港口，装入集装箱。
大体可以分为如下5个步骤：
（▲生产步骤及生产工艺描述）
从前期的市场调研来看，H公司的生产能力完全满足公司需求。
但是事与愿违，头三个月，供应商都未能完成相应的生产计划。
作为采购，进行了如下5个步骤的改善。
01
收集供应链每个环节的“时间进度表”，对整个供应链进行分解。
了解每一个步骤所要求的计划时间和实际花费的时间以及每个步骤所涉及的关键部门。
（▲计划时间进度表）
（▲生产步骤的计划时间进度）
（▲实际时间进度表）
（▲生产步骤的实际时间进度）
根据收集的信息，使用KPI Dashboard (绩效指标仪表盘)当中的蜘蛛图，将每一个步骤计划时间和实际发生时间进行比较，直观的看出问题出在哪里。
（▲蜘蛛图）
从蜘蛛图中，我们不难发现，主要问题是出在“生产”和“包装”这两个环节。
与供应商各个步骤关键部门的关键人员沟通，确认出延误的因素，以及他们给出的优化方法和这个方法没有实现的原因。
（▲生产步骤延误的分析表）
结合延误时间及解决方法的难易程度，对优化方法进行分类。
（▲生产步骤各项指标分类表）
（▲优化方法分类表）
根据上面的分类，优先级依据从上述01到04的顺序逐一落实。
首先，与国外客户进行沟通，依据“帕利托原则（二八定律）”，从50多种铸件中筛选出需求量最大的10种，争取到了3个月共计240吨的订单。
其次，依据这些订单，H厂提前进行了来料、开模的工作，而且随着同一型号的生产频次增加，废品率逐渐降低，订单也可以循环生产。
最后，三个月订单的利润可以覆盖H厂铁笼以及工厂装箱所产生的成本。
最终经过大家的努力，240吨货，工厂在72天左右就完成了，为后续的合作，奠定了良好的基础。
（▲按上文顺序落实生产步骤）
当然，在实际运用的过程中，采购可以不用拘泥于现有的“步骤”，将“五步法”调整为“四步法”或者“六步法”都是可以的。
核心思想在于，作为采购要通过问题的表象，分析出造成这个表象的根本原因，针对这个原因，给出专门的解决方案。
针对这个方案的效果进行评估，并且反复这个过程，从而逐渐缓解，直到解决到货率低的问题，从而彻底摆脱催货苦的烦恼！
作者：孙林伟 来源：采购实战家专栏
