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S集团旗下有多个业务,各业务领域的采购部门“各自为政”,你制定你的流程,我制定我的规则。
高总是餐饮业务部的采购总监。一天,审计部门的张总找到他:“高总,你们是怎么引进供应商的?”
高总很纳闷儿,为啥突然问这个。
张总告诉他:“我这边收到了供应商的一封邮件,怀疑刘总他们那组采购有人拿回扣,他们觉得不公平,我就来问问,你们是怎么引进供应商的。”
列一个供应商的引进标准,这个很多采购都会做,但是否真的落地,很多部门并不知道,甚至供应商也不清楚。
所以从选择供应商、询比价到公开透明等,高总负责的采购部都会和使用部门通气,并对“为什么选择这家供应商?”“为什么没有选择这家供应商?”做书面文件告知。
1、存在问题
对于整个链条上的审核环节,采购都会和使用部门进行互通,在餐饮行业,其实很难保证公平。
有一次,S集团需要引进老坛酸菜鱼方面的复合调味料供应商,在中餐行业,没有与之相关的标准。调味料就更难确定标准了,10个供应商10种口味。
怎么选,怎么定?这让高总煞费苦心。如果评得不公平,大家就会觉得有问题,何况公司内部有很多人都是戴着有色眼镜看采购,总觉得采购有猫腻。
2、解决方案:“盲测”
想来想去,高总终于想了一个好办法,干脆来个“盲测”。
所谓的“盲测”就是把各供应商提供的复合调味料按照一定的比例摆放好,没有供应商的名字,请来与这个项目相关的所有人员,在项目管理上叫项目干系人,在有些外资企业叫利益相关者,包括后端的厨师,请大家一起来品尝,再打分选出最后要引进的供应商。
这个机制就是公平的,因为大家只看一个标准,就是口味。如果口味不好,哪怕白送,也不会采用。
3、没有推诿,避免背锅
在“盲测”之前,采购经常会碰到后端厨师、技师反馈说A供应商的产品不好吃,想甩锅给采购,采购也无法做出有力的回击。
有一次,后端一个胖胖的厨师跑过来和高总说:“高总,你们采购买的料包味道不好。”
高总就和他说:“大哥,你有参与评选的。”
他摸了摸下巴:“诶,我咋没有印象?”
高总就翻出了存档记录给他看,他也只能嘿嘿一笑,掩饰自己的尴尬。
高总认为这嘿嘿一笑中有很多问题,有时候可能当时测试他们感觉是好的,但后面又觉得不好了;还有一种就是味道一般,但他们想,这是老供应商,是谁介绍的,就会认为没问题。所以问题来了,采购就会收到很多门店的反馈,说料包不好吃。
但在“盲测”之后,采购就有理由拒绝背锅了:“当时你们也参加盲测了,怎么测试合格的?”然后他们不说话了,就嘿嘿一笑。
采用盲测机制后,高总负责的餐饮采购部门到现在都没有收到任何一个后端的老师说谁家的料包不好吃,不会说采购的选品不好,反而给了很多建议:“高总,B供应商家的料包感觉和以前不一样来了,你得问问他们,看是不是偷工减料了?是不是改工艺了?”
这就是盲测的好处,没有推诿,他们会想这个产品为什么有问题,因为供应商是大家一起选出来的,如果供应商不合格,他们也有责任。这也是宫老师之前提到的,在供应商考核和选品过程中,可以组建一个小组,让大家都能参与进来,这不仅让大家有参与感,还觉得自己是一个主人,大家一起参加选品,如果选的不好吃,后面也不会马后炮。
公司有流程制度,甚至请专业的咨询机构设计流程制度、优化流程制度,目的就是在机制上保证供应商的机会公平。
但是,再好的制度也需要人去执行。因此,我们采购在执行这个机制的过程中,一定要把供应商选择做到公开、透明,让他们觉得没有猫腻,也要让供应商觉得是公平、公正的感觉。“盲测”,就是一个非常好的案例。
作者:宫采道 来源:宫迅伟采购频道
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