如何降低供应链的风险和成本?可以使用这项最佳实践
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如何降低供应链的风险和成本?可以使用这项最佳实践
供应链管理 05-31


采购和供应商之间的高效协同可以降低供应链的风险和成本,具体的方法有很多,今天我为大家介绍一个非常实用的实践,就是我们都很熟悉的需求预测。

实现双赢的工具

供应商在制定销售和运营计划时,如果没有来自关键客户的预测信息,就会把握不住未来业务发展趋势,也就不能更好地服务客户,因此要学会主动管理需求预测。

采购人员如果不与主要供应商分享预测信息,就是在供应链中制造了一层风险。如果需求增加,而供应商一无所知,采购方可能面临供应中断和价格上涨的不利局面。

一些采购可能不愿意分享预测信息,认为这可能会对供应商产生一种责任义务,“预测是我承诺给供应商的量,如果到时候没有那么多的订单,对方是不是会来质疑我?”这是采购通常会有顾虑的地方。

另一些采购则没有机会获取到预测数据,负责预测信息的是市场或是销售,采购只是数据的搬运工,而不是提供者,每次都要向其他人要数据,因此比较被动。当然还有一种极端情况,采购可能被公司禁止与供应商分享敏感信息,这就不在本文的讨论范围之内了。

通常情况下,供应商应该是主动向采购方获得预测信息。有了预测,供应商能够了解每种原材料和零部件未来的需求,然后就可以有针对性地采购原料、预留产能,从而实现缩短交货时间,利用规模经济降低成本。

采购通过分享预测信息,可以帮助他们实现组织和个人的绩效目标。他们可以通过强调供应商交付表现对生产运营的影响,以及更进一步地对客户满意度的影响,来说服管理层支持预测共享。

打消顾虑

在前文中提到的,有些采购对分享预测有顾虑,认为这是对供应商的一种“承诺”,造成这种感觉的原因是对预测的误解。

首先,预测是对未来业务需求的假设。根据预测定律的第一条,“所有的预测都是错误的”,预测与实际订单数量必然会有差异,有偏差是正常的。

其次,预测并不是Firm order采购订单,也就不是合同承诺。在发送预测的时候,采购方需要附上这样一段文字:

“所附的文件是未来x个月的需求预测。该文件不代表确定或计划的订单。需求和预测是定期回顾的,所以最终的采购量可能与所显示的不同。所附数据仅用于信息和计划目的。在采购订单发出之前,采购方没有义务购买任何产品。”

用一句话来概括,就是预测信息仅供参考。那么供应商看到以后,又该如何处理呢?

如果供应商对客户未来业务前景很有信心,就会使用这些数据来验证自己的产能需求计划。供应商会把这些信息添加到他们的总体制造计划中,以支持未来的订单生产。

如果预测是增量,供应商可能会添置设备、增开模具、招聘人员。如果预测是减量,供应商就会暂停招聘,或是把资源转移给其他客户。


分享预测的注意事项

与供应商沟通预测是一项战略决策,有助于缩短交货时间,管理采购成本,并通过将预测扩展到次级供应商,减少牛鞭效应和上游供应链的风险。

采购人员在决定分享预测信息时,需要注意供应商关系的强度、保密性和使用滚动预测的方法。

1.关系的强度

采购方可能更愿意与有良好交付绩效和信用记录的供应商分享预测信息。对于单一来源的供应商,特别是交货期很长或制造工艺复杂的供应商,需要定期提供预测,帮助双方减轻潜在的供应中断风险。

随着供应链条越来越长,一些次级供应商的交付会影响到采购方,所以要延伸预测的覆盖范围,与链条中重要的上游供应商分享信息,讨论预测,特别是那些关键路径供应商。

2.保密性

所有的供应商都应该签一份保密协议。关键的上游供应商也应该签订保密协议。一旦这些工作都做到位了,预测信息就会有更高的安全性。

在发送预测信息的时候,有些采购员习惯于群发邮件,并且没有使用密送功能,结果就是所有人都能看到预测发给了哪些供应商的哪些销售。所有的信息都被公开,商业机密遭到泄露。在分享预测时,采购必须逐一发送文件。

考虑到工作量,可以使用流程机器人RPA代替人工完成这项工作,只要设定要发送的条件、数据字段、时间和收件人,系统就可以自动分发数据,而且不会出现差错。

3.滚动预测方法

供应商喜欢有安全感的长期订单,而采购则是倾向于成本节省,双方都需要在计划出现变动时管理风险。滚动预测就是破解波动风险最好的工具,它使用定期更新信息来增强静态预测,同时缓解了采购方和供应商的风险。

假设供应商需要1周的生产时间和另外1周的计划时间,主要用于采购原料。经过双方协商同意,在采购协议里采用2周的固定订单提前期,采购方承诺会购买的原材料数量,供应商保证在短期内的稳定交付。

在每周的固定一天里,采购方用下一时间段的实际订单释放量更新预测,根据实际需求,对数量或交付日期进行调整。如果需求出现上升或下降,采购方可以修改订单数量。如果订单需要被取消,风险也会被控制在最小范围内。

尽管需求预测有很多积极的作用,但是一些供应商并不了解它的价值,还不知道如何从每期的滚动预测中,发现客户需求波动背后的故事。

没有数据,这是客户的问题,有了数据而不知如何使用,说明供应商的管理水平有待提高。

数据就像是石油,需要提炼加工后才能发挥出更多的价值,通过对数据的分析,把它们转化为有用的信息,为管理者决策提供依据。如果不会使用滚动预测,说明供应商还缺乏数据分析能力,管理水平有待提高。

预测是一个很好用的工具,可以改善供应管理过程,减少整个供应链的风险。使用预测将帮助供应商更有效地规划他们的业务,从而提高绩效,加强客户关系,降低运营成本。


作者:卓弘毅 来源:弘毅供应链

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