面对指定采购,我们如何应对?
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面对指定采购,我们如何应对?
采购经理人 06-11

什么是指定采购?
指定采购是指排除竞争,购买特定供应商或者特定型号的产品的商业行为,也就是说,指定的既可以是产品,也可以是供应商,当然也可以二者都指定。

企业指定采购的原因虽然多种多样,以企业自身来说,不外乎两种原因。一种外因,是来自客户的需求(要求);一种内因,是企业自身的需求。

外部的指定,是客户的要求,这容易理解,那么企业内部为什么会产生指定采购需求呢?


经过分析,主要是有以下几个方面的原


一、 自身管理的需要。比如设备采购中,需要和原有设备匹配等原因,出于兼容性等考虑,予以指定采购。另一方面,很多产品,供应商只做基础加工,产品的质量由二级供应商决定,指定供应商主要出于质量管控的需要。

二、产品或品牌的需要。某些产品,自然和特定的原材料形成关联。利用供应商的技术形成的产品,就必然只能向某个特定供应商采购。

三、成本驱动。在成本的巨大的压力下,直接供应商的降本空间有限,很多企业将降本空间下移至间接供应商。企业利用自身的优势,直接和间接供应商议价,因此形成了指定采购。

对于指定采购,大家可能很容易陷入误区。


在实践中,指定采购的误区主要来源于以下几个方面:



一、因为指定采购脱离于常规采购流程,认为指定采购管理简单。因客户原因造成的指定,往往因为客户原因,与指定供应商沟通较难,不予管理。即便内部原因造成的指定,也只是在合同中予以说明,并不深入管理。一“指”了之。

二、指定采购和代理采购混淆。在工程建设领域,经常有“代采购”业务,即由建设单位(业主)指定供应商、确定相关商务条件,由总承包或者分包单位加收代理采购费用后,实施采购工作。随着供应链金融的发展,“代理采购”业发展迅速。实质上,代理采购是一种资金代理,采购方承担的责任有限。而指定采购,采购方承担着质量、交付、付款的责任。

三、指定采购和个性化需求混淆。采购部门在满足需求部门需求的时候,需要将特性化的需求和指定采购予以区分。比如,消费者去餐厅点了一份红烧肉,让厨师不要加糖,这属于个性化的需求;如果指明要用某牌土猪肉就属于指定采购了。


对于我们来说,还是应该正确认识指定采购:


首先,指定采购会造成成本的变化,一般情况下特别是客户原因造成的指定采购,会造成成本上涨。利用与二级供应商议价所造成的采购,价格下降但是对应管理成本上涨,不能仅关注直接降价部分,更需要关注隐性管理成本。

其次,指定采购情况下,企业存在风险,这其中既有法律风险也有内部控制风险。中国现行的政府采购法、招标法是明确禁止指定采购的。在采购实践中,在合同中指定采购相关条款很有可能被法院判定无效力,进而可能影响合同的效力。

关于指定采购引发的诉讼并不鲜见,造船企业经常接受船东的指令,指定厂家购买发动机,这是造船行业约定俗称的做法。

威海西霞口船厂承接荷兰西特福的造船订单,因对方指定的瓦锡兰发动机实为翻新货,致支付延期,荷兰买主据此拒绝收货,导致西霞口船厂损失逾千万。
后虽经几次诉讼,西霞口船厂最终胜诉,但连年诉讼拖累企业,企业付出了沉重代价。
同时,指定采购极易成为企业内部腐败的温床,内部人员勾结,利用指定采购谋取利益,损害了企业的利益。

最后,指定采购是对企业供应商管理能力的挑战。很多企业供应商管理能力有限,对直接供应商管理能力有限,更遑论对二级供应商管理;因为企业和二级供应商也没有直接合同关系,对管理能力又有了更高要求。
同时,有些企业也没有技术能力,对二级供应商缺乏足够的技术了解,贸然指定供应商,也是不可取的。

一般情况下,供应商都是专业厂家,其形成了成体系技术、质量管理经验,客户的专业能力大多不能与之相比。换而言之,如果缺少专家的建议或决策,指定供应商是具有风险的。
对于指定采购,笔者认为应该秉承两个原则。非必要不指定采购,无二级供应商管理能力不指定采购。

企业应该深入分析指定采购的原因,砍掉一切不合理的指定采购行为。对于客户指定采购,如果可以的话,应该尽可能地避免。
对于不能避免的客户指定供应商,特别是企业自身缺乏对该指定供应商的管理能力时,应在合同管理中规避相关质量、交期、付款的相关风险;同时应该和客户紧密捆绑,利用客户对指定供应商进行管理。内部原因造成的指定采购,要以成本为核算的“金指标”,不以主观意识判断是否指定采购。

最后,一句话总结,做好指定采购就是对内合规,对外合法,对成本负责。

- END -


作者:石江安  来源:宫迅伟采购频道

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