采购必备:如何搭建合规的采购流程
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采购必备:如何搭建合规的采购流程
采购经理人 06-05
如果你在一家小公司做采购,其实你并不需要流程,因为死板的流程会扼杀小公司的灵活性。但是当公司发展得越来越大,流程就显得尤为重要,因为采购管理者需要通过流程控制达到业务合规和效率提升的目的。

作为采购管理者,首先要学习如何搭建合规的采购流程。

常规的采购流程涉及到预算、请购、询价、比价、订单或合同、验收、入库、发票和付款等九个步骤。

最基本的合规控制原则是“四分开原则”,即申请采购、下发订单、验收入库和付款需要四个不同的人来执行,避免个人权力过大、弄虚作假。

下面我们按照从预算到付款的次序,对九个步骤的合规管理进行讲解。

1、预算
预算是财务部门制作资金计划的依据,是销售部门制报价单的依据。
采购的使命是把采购价格控制在预算以内。
公司预算的来源有三种:
(1)采购申报
优点是快速而准确;缺点是采购降本的动力不足。
(2)使用部门申报
优点是不让采购既做预算又控制实际价格;缺点是预算天上一脚地上一脚,非常不准确。
(3)将上年采购价格削减作为本年的预算
优点是给采购压力,快速降本;缺点是公司缺乏增值理念,过度依赖低成本竞争,导致采购人员大量流失。

2、请购
请购是采购对使用部门输入的控制点。
请购环节对应计划内预算内请购、计划内预算外请购和计划外请购三种情况。
从内控的角度来看,既在计划内又在预算内的请购是最符合管理要求的,这时要考虑简化审批流程。对于在计划内但是超预算的请购,需要使用部门和采购部门一起分析超预算的原因,形成报告给到上级领导审批,并通知财务修改预算。对于计划之外的请购,需要使用部门向主管领导解释原因,并重新申请预算,经过审批后执行。

3、询价
询价环节是违规的重灾区。
如果一家公司没有非常完善的询价工具和监控机制,会有三种典型的违规情况发生:
(1)采购一人控制整个询价环节,将目标价格泄露给某个供应商,失去公平性;
(2)公司内部人员在询价期间打听各供应商报价情况,之后给某个供应商报信;
(3)供应商相互窜标,哄抬价格。
最好的控制办法是把询价的主导权全部交给采购,并要求公司其他人员不得参与招标。这样一方面采购被给与充分的信任;另一方面如果出了问题,责任都是采购的,便于追究。

4、比价
比价是内控的重点。
在完成询价之后,采购要填写比价表,体现中标价格低于预算的比例。
对于审批者,要知道比价表的两个要点:
(1)中标价格低于或高于预算的比例和原因。一般在10%以内还算合理,如果过低或者过高,要考虑预算的是否有误或者采购价格是否不合理。
(2)订单金额越大,参与比价的供应商数量应越多。例如,规定50000元以上的订单要有至少三家供应商比价;10000元到50000元的订单要有至少两家。

5、订单或合同
订单或合同是采购活动的法律控制点。
对于签署长期供货协议的供应商,采购只需要下发订单即可;
对于没有签过合同的采购任务,采购首先需要跟供应商拟定合同,签字盖章生效后再执行。
这会涉及三个控制点:
(1)合同和订单的模板。
对于有法务的公司,采购要找律师提供所有的合同和订单的模板。对于没有法务的公司,采购只能参考其他公司的合同文本作为模板。
(2)分级审批
订单的金额越大,一旦供应商违约,公司承担的风险和损失也就越大,这就需要对不同级别的员工按照不同金额设置审批权。达到风险与效率兼顾的目的。笔者提供一个经验值给读者参考。
采购员:单笔订单2000元以内,年度总金额20万以内,签字生效;
采购主管:单笔订单2000-5000元以内,年度总金额50万以内,签字生效;
采购经理:单笔订单5000-20000元以内,年度总金额200万以内,签字生效;
采购总监:单笔订单20000-50000元以内,年度总金额500万以内,签字生效;
总经理:单笔订单50000元以上,签字生效。
(3)有的公司会要求财务总监和运营总监参与审批金额较大的订单。

6、验收
验收是供应商完成订单的依据。
对于直材,验收是指来料检验;对于设备,验收是指功能和节拍检测;对于土建,验收是指外观和耐久性检查。
验收的控制点有两个:
(1)专职负责验收或者多部门联合验收。
对于直材,质量工程师是专职负责来料检验的,一般不会有合规问题;对于间材,往往来料没有人检查,导致使用部门获得评价权,容易指定供应商。这就需要采购深入到使用现场验证使用部门的反馈是否属实来控制合规性;对于设备,采购可以要求工艺部和生产部联合验收,双方都签字才能生效;对于土建,采购可以要求土建工程师、生产部和物流部一起验收签字,确保合规。
(2)验收时间要跟合同规定相符。
有些使用部门并不知道供应商对验收时间的要求,如到货后一个月内甲方需完成验收,否则默认为验收合格。这就需要在到货后,采购提醒使用部门尽快验收,如遇问题尽快反馈,否则一旦时间错过,公司有遭受损失的风险。

7、入库
入库是采购与仓库的工作交接点。
直材和间材都需要入库,这个环节不需要采购亲自到场。
很多公司是由一名库管员同时完成系统和实物的入库操作,这就产生了很大的违规的风险,即“走空”。“走空”在很多公司都发生过。由于消耗品没有验收环节,供应商可以送来一批手套后又将其取走。库管员在系统中录入手套,第二天使用部门的领料员在系统中做手套领取,使得财务没有办法验证,产生了违规操作。
针对这种问题,有合规管理办法:
(1)    实物入库和系统入库的操作分别由入库员和仓库主管负责。仓库必须每天做来料盘点,确保账物相符。
(2)    废物留存,财务检查。例如,领料部门操作领取300双手套,之后说用完废弃掉。财务要求领料部门必须保留这废弃的300双手套,经过财务检查后才能用旧手套领取新手套。
一进一出,两头控制,杜绝“走空”。

8、发票
采购要确保发票准确无误。
在一些国际化大公司,供应商的发票直接送到财务,而不是由采购收到发票后请款。这样做可以避免采购又控制价格又控制付款,因权利过大产生违规问题。但是一般的公司财务没有能力跟供应商对账,这就需要采购来收发票做请款。既然采购来做,就需要有三个控制点:
(1)发票内容要准确
如果等到付款日才发现发票有问题,供应商只能到税务局作废再重新开具发票,耽误账期。
(2)发票提交要及时
有的采购忙起来后会忘记请款,导致发票过了6个月的有效期,供应商必然投诉。
(3)避免个别采购权力过大
按时付款率作为衡量采购业绩的重要指标一定要落实到位。这关系到企业的信誉。


9、付款
付款是一个采购业务的终点。
付款的操作和审批在财务和总经理。但采购需要参与三件事情:
(1)采购需要知道是否会按时付款,以避免供应商因为付款出问题而涨价或者停止供应。当公司的现金流不足时,采购需要协助财务与供应商协商延迟付款。
(2)年底或年初,采购需要支持财务与供应商的对账工作。
(3)在价格变化和税率变化时,采购需要通知财务新价格的开始时间以及从哪个订单开始。

最后,跟搭建合规的采购流程相关的知识还包括各种单据的模板设计,单据编号规则,物料编码规则,订单与合同的保管等。这部分知识比较繁琐,读者可以在百度文库里找到。


文章源自采购小姜

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