破解采购难题-采购技术规范书撰写指南
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破解采购难题-采购技术规范书撰写指南
采购经理人 06-04





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技术规范书在整个采购过程中起着非常重要的作用,一个项目是否能够买到想要的、适合的东西,主要取决于技术规范书。而且,目前技术规范书的撰写及确定环节,也是目前整个采购过程中耗时较长的一个环节,占整个采购环节的1/3到1/2的时间,所以本篇文件主要探讨如何撰写一份高质量的技术规范书。


01

定义及作用



技术规范书的定义:技术规范书是对标的物全方位、最小颗粒度、最匹配的技术要求和服务要求的详细描述,它是一系列准则和标准。

整个采购过程包含的主要文件为:立项文件、需求文件、采购文件、应答文件以及合同文件,而技术规范书在这几个文件中的地位全部都是核心文件。

由此可见,技术规范书非常的重要,如果技术规范书写的不好,即使有再好的采购策略,再严谨的采购方案,这个项目的采购基本都会以失败来告终。

关于技术规范书的撰写,本篇文件提出3个“6”的撰写方案,按照此方案撰写,基本能够完成一篇可用、规范的技术规范书。


02

技术交流的6点建议



技术交流是非常重要的,因为采购人员不可能全方位的了解某一个技术以及它的发展方向,必须借助一切可以借助的力量,站在巨人的肩膀上,才能看的更远。而且,供应商对技术的研究一般会比采购人更加厉害,因为对于供应商来说,这项技术是他们的立命之本,对于采购人来说,只是需要采购的一项内容。


第一点:自身有很明确的建设目标。

这点看似很虚,但确非常重要。如果连这点都做不到,那么这个项目就不应该允许立项,不应该被执行,否则就是浪费钱财和人力。在要干一件事儿之前,必须想清楚再干,不仅是因为作为一个盈利性的企业,必须花好每一分钱,更是因为如果自身没有明确的目标,那么将会被供应商的引导走,会被绑定,甚至变成供应商的附庸。

通过技术交流,采购人可以修订自己的建设目标,但一定是主动修订,符合公司发展战略和发展方向的修订,而不是供应商说哪个方向好,就向哪个方向修订。


第二点:交流的供应商一定是标的所在行业的主流供应商。

“主流”不仅是指规模,也指技术发展方向。如果在寻找技术交流供应商的时候,发现与项目初定技术发展方向一致的都是小供应商或都是行业内的非主流的供应商,那么就要停下来仔细的想一想技术方向,认真的调研一下市场需求。

企业家都很聪明,都是经过摸爬滚打,无数次失败才成功的,如果绝大部分都没有选择这个方向,但项目选择了,那么这个方向很可能存在未知的问题或风险,所以一定要做出充分的论证后,再决定项目的技术方向。而且,行业内的主流供应商都有足够深厚的技术积累,值得学习和借鉴的地方更加的多,与这样的供应商交流,方能达到想要达到的效果,方能少走弯路,方能快速发展。


第三点:交流的数量建议不少于5家,特殊行业供应商确实较少不足5家的,可适当缩减,但不建议少于3家。

对交流供应商数量要求的原因有两点:

第一点:比较简单,招标的底线要求是3家参与。

第二点:能成为了行业内的主流供应商,必然存在它自己独特的核心竞争力,且这个核心竞争力大概率就是它的技术能力。虽然都是主流技术发展方向,但肯定存在一定的差别,所以要与多家供应商交流,取百家之所长。这样不仅能够不被供应商所引导,还能提炼出该技术的最好细分方向,对公司自身的技术发展有百利而无一害。


第四点:若不涉及现场考察,建议在采购人办公地点且单独进行。

不要把销售看成是一个人,一定要把销售看成一个职业,销售的目的就是要把公司的东西卖出去,至于用什么手段卖出去,并没有任何限制。

商战片里面的“如有雷同纯属巧合”,但实际上很多都是“根据真实故事改编”。到供应商场地去交流存在两大不确定性:第一,不确定与进行交流的供应商会用出什么手段;第二,不确定与进行交流供应商的竞争对手会用出什么手段。


第五点:交流的内容必须是纯技术,不涉及任何项目信息或商务信息。

在交流的时候,一定要做到技术信息充分交流,商务信息闭口不谈。比如供应商问“这个项目会是采购部的哪位采购员执行”、“这个项目大概什么时候启动”、“这个项目你们会有多大投入”、“你们还跟谁进行了技术交流”等等,这些问题都是有目的性的。对于这些问题,只有一个答复“不清楚”,否则可能会在后续采购实施过程中带来一些列的麻烦。


第六点:完全由采购方执笔,可借鉴交流经验,但不依赖于任何一个供应商,杜绝歧视性条款和限制性条款。

在工作中,有些技术规范书是由供应商协助撰写,甚至是直接由供应商撰写的。这种情况非常危险,第一,这种情况完全可以定义为招标人和投标人串通投标;第二,这种情况写出来的技术规范化大概率是有歧视条款的;第三,这种情况写出来的技术规范书可能与采购人的技术发展方向不一致。


所以采购人在这点上千万不要犯懒,自己撰写不仅能够避免上述问题,还能加深自己对此项技术的深入理解,虽然麻烦,但非常值得。

03

技术规范书中应该包含的主要6项内容



第一点:技术要求,包含:所有功能和性能的技术指标要求、质量指标要求、源代码归属等等。

对于设备采购,需要说明详细的配置要求、设备性能要求;对于软件开发需要说明具体功能模块实现的功能要求。对于这点,一般不会出现太多问题或遗漏。举个简单的例子来说明一下:

一次性纸杯的技术要求应该包含:原材料等级、厚度、上口直径、下口直径、高度、容量、杯口处理方式、杯底处理方式、企业LOGO大小、企业LOGO印制的位置、企业LOGO颜色及用料、保质期等情况。

虽然一次性纸杯标的很小,但这些指标都是必须的,这里面的任何一个指标都影响一次性纸杯的价格或客户的感知。比如:原材料用的好不好对价格有着重大影响、LOGO的颜色与企业本身是否匹配对客户感知有着重大的影响。

所以,技术规范书中的任何技术指标都不得马虎,都必须进行全方面的、最小颗粒度的描述。一旦有所忽略,最终买来的东西很可能就不是想要的东西,也会给整个采购实施的公平性带来非常大影响。


第二点:服务要求,包含:服务标准、服务期限、人员配置、到货要求、安装部署要求、故障解决时间要求、售后服务要求、应急保障要求等等。

经验较少的需求人员在撰写技术规范书的时候在此点上有可能会遗漏某些内容。但等到供应商履约时出现问题的时候一定能想起来,不过如果在撰写的时候遗漏了,那么后面是基本无法补救的。因为最终签订合同中对标的物要求描述的最重要的文件就是技术规范书,如果技术规范书没有写,那合同中也不会有了。这个时候再去要求供应商去做什么,就比较难以实现了。我还是以一次性纸杯来举例说明,这一点应该如何写:

需要包含正常情况下下单后多久能够到货;大批量需求时下单后多久能够到货;应急需求时多久能够到货;送货人员需要将纸杯搬到采购人指定库房还是放到采购人楼下就行;如果在使用过程中发现纸杯存在一般性的问题,多久能够解决;解决的方式是替换、罚钱还是扣钱,是单倍处罚还是多倍处罚;在正常的储存环境和使用期限内,发现纸杯有发霉等恶性情况,需要怎么处理,整批次退货还是终止合同。


第三点:验收要求,包含:每次验收的验收标准和验收方式,以及若验收不通过的补救要求等等。

这一点比较简单,就是交付的时候,将采用什么标准去验收,如果验收不用过,需要怎么处理。但实际写出来和操作起来,并不简单,这一点需要和第一条对应的,至少包含第一条中的所有显性指标,甚至第二条中的显性指标也需要包含在内,写的时候一定要一一对应。


第四点:考核要求,包含:考核周期、考核明细、考核结果应用等等。

考核要求和验收要求不是一回事儿,考核要求是对供应商履约过程中的行为和表现进行评价。考核周期,指的是多长时间考核一次,比如一个月、一个季度;考核明细指评分表,评分表应该包含供应商履约情况的具体指标以及具体评审标准,比如晚到货1天应该扣多少分、晚到货两天应该扣多少分等情况;考核结果的应用是指完成一个周期考核后,最终得分怎么去用,比如跟付款金额挂钩,考核得分为80-90分的,付当期订单金额的90%的款项等等。

考核指标设定的好坏、考核结果运用的好坏,对供应商的履约积极性有着非常大的影响,所以此点一定要仔细考虑,认真撰写,最好能够参考以往类似项目的供应商履约情况进行设定。


第五点:技术建议书要求,包含:具体投标方案等等。

这一点不是所有的项目都需要,对于技术非常简单的标准化产品不需要此点。这一点包含内容为:供应商在应答满足的基础上,需要提供什么证明文件来说明其确实具备交付能力;供应商针对采购人的技术要求,所提供产品或服务的具体说明以及供应商的交付计划等文件。

可以简单理解为:除了要求供应商对技术规范书做出点对点应答外,还需要供应商提供什么材料,那么就在技术建议书中进行要求。


第六点:其他要求,包含:安全要求、保密要求等等。

在一般的情况下,兜底条款都是不太重要的内容,但本兜底条款的重要程度不低于上面的任何一个条款,此点内容也非常重要,一定不能遗漏,不仅包含已经列出的安全要求和保密要求,还包含一些项目的特性要求,这些要求是非常重要的,需要供应商做出特别应答。


04

四、 技术规范书的6个检查项



这项工作的工作量也较少,但与前面两个6同等重要,切勿忽视。

第一点:国家强制要求是否全部包含。

比如:通信设备的入网许可证、小家电的3C认证、施工服务的企业施工资质和人员资质等等,不仅需要将所知道的都要列上,还需要加上兜底条款,防止遗漏。


第二点:指标要求是否与本项目相匹配。

指标要求必须与项目需求相匹配,不可过高或过低,过低的话会导致最终采购到的产品不可用,过高的话会降低采购的竞争性,最终买到的可能不是性价比最高的产品,而且不管是过高还是过低都有可能带来招标人和投标人串通投标、为投标人设定专门条款的质疑或投诉,对整个采购过程有着致命的影响。


第三点:不可偏离项标注是否准确。

技术规范书中的所有指标,供应商不是必须都要满足,对部分不重要的指标可以进行适当偏离。特别是少量采购定制化产品的时候,供应商不可能为了本项目再去开模,成本太高。对于必须满足的技术指标,需要进行标注,技术不是异常复杂的项目,此类指标一定不能过多,一般不超过十条。


第四点:考核指标是否可执行。

这条是要考虑好考核指标设计的是否合理,是否可以确实的打出分来,而且考核指标客观分一定要占绝大部分的分值比例,可以采用预打分的形式进行检查。


第五点:与评分表是否相匹配。

技术和服务评分表主要内容均来自于技术规范书或技术建议书,此条需要检查两点:第一点,评分表中的所有评分项是否在技术规范书中都能找到对应的要求,需要供应商应答的详细程度和维度是否与评分表的评审细则相对应;第二点,技术规范书中对本项目的重点要求,是否在评分表中分值占比较高。


第六点:格式条款是否有缺失。

格式条款虽然每个项目都差不多,但也是技术规范书中不可或缺的内容,。要觉得格式条款都是套话、废话。这些条款之所以能够叫做格式条款,足以说明它的重要性。


五、 总结

要想写好一份技术规范书,一定要注意以下几点:

第一, 一定要建立起技术规范书很重要的观念。

第二, 建议参考本次所讲的6个交流建议、6项主要内容、6个检查项进行撰写。

第三, 用好技术规范书模板。

第四, 多与项目相关方交流,吸收各方的经验教训。


作者:陈国强;来源:采购从业者

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