一个采购告诉你外贸采购中的坑
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一个采购告诉你外贸采购中的坑
采购经理人 11-19

从2013年进入职到现在的公司不知不觉已经过去7年多了。

以前一直在工厂做采购,塑胶,五金,电子,包材都都采购过。从上家公司出来后,想去外贸公司做做看什么样的,就这样来了这家公司。

首先介绍一下公司背景,公司主要做北美地区低价位零售店,是传统型贸易公司,没有网站,也不做平台,生意大部分都靠和客人MEETING及平时寄样推荐。产品做得也杂,文具,家居,玩具,工艺品什么都有。

在进公司之前,我对成品外贸基本没有概念,更别说什么节日性产品(XMAS,HW,VALENTINE,EASTER...)。当时公司还没有人做手机配件这块,我说我来做。就这样开始了我正式的外贸工作,现在看来也只是半外贸,毕竟不用自己找客人。

从2014年初开始,通过朋友介绍,看展会,上网陆续找了一些工厂,提供样品报价给客户,一起持续到2017年9月份,没有单。

转机出现在2014年9月,一个美国客户(这里称C,这个客户到目前为止是我的最大客户),来到我们公司火急火燎挑了一些手机配件样品(手机壳,数据线,手机支架,充电器,耳机),当然之前也报过价。他把我们样品的包装全部拆掉,产品用汽泡棉一裹,用黑塑料袋一装,就拎走了。

在这里介绍一下C客户,C是美的一家进口商,有50多年历史了,犹太人家族企业。主要做WALMART,DT等。C客户收到样品后,一直都没有再给消息,直到2014年12月初,客人来邮件说WALMART要下单,但具体数量,款式未定,但要求春节前出货。2015年1月初,我们收到客人正式订单,一共5张,总金额23万刀。此时离春节不到45天。虽然之前有做一些准备工作,但查对订单操作来说,准备工作完成不到5%,基本没有。

收到客人订单后,我整整两天时间对着订单发呆,完全不知道怎么处理,无从下手。有两个对我来说非常重要的人出现了,一个是我的直属上司C总,一个是C总从原来公司请过来的D小姐。

C总和D小姐两个人手把手教我分析订单上的各项内容,从单价到产品描述,从包装到出货方式。根据所有产品都是先要单彩盒包装,然后再装PDQ,再入外箱出货。他们教我如何量产品尺寸,如何定彩盒尺寸,如何定PDQ结构/尺寸,如何定外箱尺寸,如何算装柜……,这些都是外贸最基本的技能,当时对我来说完全是陌生的,从未接触过的……

先说一下这张订单,产品有手机壳,数据线,耳机,支架,充电器,音箱六大类。总共4个40高柜。


接到订单后所发现的问题:

  1. 客单价比我们原报价低很多,需要和工厂客人重新核价。

  2. 所有产品都需要重新提供确认样,测试样,甚至有些产品,我们之前没有提供过样品及报价,需要重新找工厂

  3. 有些产品,原来的工厂不合适做(价格做不到或时间太紧做不出来)

  4. 由于需要将各种产品拼装,需要有一定场地规模的工厂


老板弟弟得知以上难题后介绍一家工厂(做平板键盘的,这里称F1),说条件不错,老板人也不错。于是,我和C总约了F1老板去看工厂。工厂规模/场地都可以,老板态度很好,就是什么都敢拍胸脯说没问题,价格OK,交期OK。


但由于交期原因,我们也没有太多选择余地,最后决定选择F1做为我们的总包工厂,F1从我们指定的工厂采购产品回自己工厂包装出货,我们让一部分利润给F1。在后来的联系过程中,F1的老板说,手机壳和耳机,他有朋友可以做而且价格比我们自己找的有优势,于是我们同意把这部分交给他们自己采购(之前我们已经把各做货工厂的采购价给F1),这样手机壳和耳机由F1找的工厂做货,数据线,音箱,支架,充电器由我们自己找的工厂做货。接着签好合同,付好定金,到止,虽有波折但还算顺利。


看到工厂定了,价格定了,合同也签了,定金也付了,心里想这张单应该可以顺利了吧,毕竟产品不难做,工艺也简单。后来的事实证明自己经验太少,想得太天真…….


1

打样

按照要求需要做产前样,测试样,大货样。结果按计划一个星期要出来的样品,到时间一个都没出来。没办法了,C总和我每天在公司碰头,然后开车往各工厂跑,催样板。终于除耳机,数据线外,其他样板都出来了。耳机和数据线由于需要按客户指定颜色做货,工厂不愿意先做板,等样板确认后再做大货(耳机和数据线按指定颜色抽线比较耗时废料,年底工厂很忙。耳机用的线也是在做数据线的这家工厂做的),这个可以理解,于是我们和客户商量耳机和数据线大货和样板一起做,颜色摆色卡拍对比照给客人批,万幸客人同意了。客户也是逼得没办法,出货第一,有些颜色明显有偏差也放了。就算这样,耳机样品还是出不来,我们提供出工厂看,进行实地跟催,但F1那边找各种理由不让去。天天电话催,隔天去一趟F1,这样过了4个星期,耳机的样品才出来。


2

涨价

F1在确认订单后,要求涨价。当时已经是骑虎难下,几轮讨论,涨3%。


3

做货

音箱工厂做到一半由于年底工人请假,人手不足说不能在要求的时间内做完货,要求我们分一半给其他工厂做,当时已经是1月20日了,2月18的除夕,更过份的是,他居然没有把材料订齐。最后还是同学介绍她老公的同学帮忙解决的另一半产能。


4

工厂

到年24的时候,4条柜子走了3条,最一条柜子就差半条柜子耳机。就因为耳机我们把柜子在F1工厂放了3天。F2是F1老板朋友介绍的,说这家不错办事靠谱,然后大家都信了,下单之前我们要求去耳机工厂看实际情况,但耳机工厂都不同意。后来在我们的强烈要求下,直到年22的时候还是去了F2。去了以后才知道,F2老板只是一个分包商,最开始他接单发给别人做,结果材料都运过去,人家说不做了,又把材料全部分退回来。这样一来一去就浪费了2周时间。后面没办法,他自己临时租个地方,所有工人都是临时工,当场决定留人驻厂。年25,到F1清点数量,统计还差7000条耳机。年25晚上8点多,F1留在F2的人反馈说F2的工人全走了(年24工厂老板和那批工厂上了通宵,到年25的确是熬不住了),晚班没人。当时的情况,如果少做一个晚上,节前出货就只能是一句空话了。最后请从前做工程的同事,把他们工程部不回家过年的工程师全部请来帮忙做了一个通宵才把欠缺的产能补上。


5

收尾缺料

耳机做到倒数第二天发现喇叭不够,要临时采购;耳机PVC盒包装材料不够,原包材工厂已放假,后来还是公司同事找他的包材供应商帮忙解决的。而说装耳机的PVC盒。几经磨难这批货终于在年27早上6点多装柜完成!


6
总结

从上面这个案例我们可以看出,外贸采购和普通的采购其实差不多,也包括了核价,样品确认,交期等一系列我们在普通采购过程中碰到的问题。所以外贸采购也并不是很多行业外人员严重那么神秘,希望这篇文章和这个案例可以让想要入职外贸采购的人更加了解这个行业。


来源:网络

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